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Covid-19 : l’assemblée générale électronique dématérialisée des copropriétaires autorisée par ordonnance

De nouveaux délais pour renouveler les contrats de syndics

Une nouvelle ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 a modifié l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant notamment adaptation des règles applicables aux contrats de syndic de copropriété.

Pour mémoire, l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 avait déjà été modifiée par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l’épidémie de covid-19.

Dorénavant, les contrats de syndics qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 sont renouvelés dans les mêmes termes, jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat de syndic désigné par l’assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée doit se réunir au plus tard le 31 janvier 2021 (article 22 de l’ordonnance n°2020-304). Les délais précédemment fixés ont été abrégés alors qu’ils prévoyaient un renouvellement des contrats de syndic expirant entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020, afin de permettre aux copropriétaires de voter au plus tard le 10 mars 2021.

Le mandat des membres du conseil syndical est renouvelé dans les mêmes conditions (article 22-1 de l’ordonnance n°2020-304).

Par ailleurs, si le contrat de syndic expire après le 23 juillet 2020, ces dispositions ne seront pas applicables et le contrat de syndic n’aura pas été renouvelé. Dans cette hypothèse, le syndic en place devra, préalablement au terme de son mandat, convoquer l’assemblée, afin que les copropriétaires procèdent à sa désignation.

Par exemple, si le contrat de syndic expire le 24 juillet 2020, la copropriété sera dépourvue de syndic si aucune assemblée n’a été réunie avant cette date. Alternativement, le syndic pourrait convoquer, alors que son mandat est en cours, une assemblée, même pour une date postérieure à la fin de son mandat. Les copropriétaires se réuniront sans syndic, mais désigneront le nouveau syndic lors de l’assemblée.

L’assemblée générale électronique dématérialisée sans autorisation préalable du syndicat

Dans le contexte de l’état d’urgence sanitaire, en vue des réunions des copropriétaires en assemblée, dans un lieu physique, il faut se référer aux articles 1 et 7 du décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 “prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.

En effet, l’article 7 du même décret dispose que :

Tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de dix personnes, est interdit sur l’ensemble du territoire de la République. Lorsqu’il n’est pas interdit par l’effet de ces dispositions, il est organisé dans les conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l’article 1er.”

En application de ce texte, même en période d’état d’urgence sanitaire, les syndics pourraient envisager de convoquer les copropriétaires à participer physiquement à une assemblée au sein du lieu de réunion déterminé dans la convocation, en considérant que les assemblées de copropriétaires ne sont pas des réunions professionnelles et qu’elles se tiennent dans un lieu privé et non public, au sein même de la copropriété pour une petite copropriété ou dans une salle louée ou mise à disposition pour les autres.

En tout état de cause, cette situation, même respectueuse des impératifs légaux, pose un problème éventuel de responsabilité, compte tenu du risque toujours actuel de propagation lié à l’épidémie de covid-19.

Le rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance évoque même une “impossibilité matérielle“.

Alternativement, « les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. » selon l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 introduit par la loi dite « Elan » n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 modifié par l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019.

Problème initial : pas d’assemblée dématérialisée sans accord des copropriétaires

Le décret d’application qui devait préciser « les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic » se fait toujours attendre, et plus particulièrement en cette période inédite d’état d’urgence sanitaire.

En outre, en application de l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967, il appartenait à l’assemblée générale des copropriétaires de décider des « moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales » électroniques.

Faute de disposer des moyens techniques nécessaires, la plupart des copropriétés ne se sont pas prononcées sur cette question.

Solution provisoire : possibilité de convoquer une assemblée générale dématérialisée

Afin de rendre possible la réunion d’assemblées des copropriétaires à distance, l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 a inséré quatre nouveaux articles 22-2, 22-3, 22-4, 22-5 au sein de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.

Selon ces textes, à compter du 1er juin 2020, les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale « par tout moyen de communication électronique permettant leur identification », le syndic pouvant prévoir, jusqu’au 31 janvier 2021, que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique.

Dans cette hypothèse, les textes prévoient que l’assemblée sera exclusivement électronique, en ligne, « sans qu’un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation » (article 22-3, 1°) . L’assemblée ne pourra donc pas être mixte avec des copropriétaires qui seraient physiquement présents, dans un lieu de réunion, et d’autres qui y assisteraient à distance, en ligne (article 22-3, 2°).

Par dérogation à l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967, c’est le syndic, et non plus les copropriétaires, qui décide des « moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée » électronique, et ce « jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation » (article 22-5).

La représentation à l’assemblée est étendue par dérogation à l’article 22 de la loi de 1965 : Un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose ou qu’il représente n’excède pas 15% des voix du syndicat (au lieu des 10% légaux).

Le vote peut se faire par correspondance avant la tenue de l’assemblée (article 22-2, I).

Si l’assemblée électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions des copropriétaires seront prises « au seul moyen du vote par correspondance » (article 22-2, I).

Il appartiendra au président de séance de « certifier exacte la feuille de présence ». La certification n’intervient pas nécessairement à la fin de la séance puisque le texte a prévu un délai de huit jours suivant l’assemblée (article 22-3, 3°).

A cet égard se pose la question technique du moyen de communication électronique utilisé par les copropriétaires « permettant leur identification ».

De façon générale, les textes ne règlent pas, à ce jour, les questions de confidentialité, d’authenticité et d’intégrité des débats, à l’occasion d’une assemblée électronique de copropriétaires non présents dans un même lieu physique.

Il appartient désormais aux syndics d’arbitrer entre la convocation à une assemblée générale des copropriétaires réunis dans un même lieu physique en considération du risque sanitaire, avec la convocation à une assemblée générale électronique dont les contours, esquissés dans l’urgence, restent à affiner.

François BESNARD, avocat à la Cour, www.cerda-avocats.com

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Le renouvellement du contrat du syndic expiré pendant la période d’état d’urgence sanitaire

Article mis à jour le 13 mai 2020

Mise à jour le 25 mai 2020 : une nouvelle ordonnance du 20 mai 2020 a modifié les délais mentionnés dans cet article. Il convient de se reporter au nouvel article publié ici : https://blog.cerda-avocats.com/covid-19-lassemblee-generale-electronique-dematerialisee-des-coproprietaires-autorisee-par-ordonnance/

L’état d’urgence sanitaire a été déclaré jusqu’au 10 juillet 2020.

Les syndics, dont le contrat expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020, sont renouvelés jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires qui devra intervenir au plus tard le 10 mars 2021.

Les copropriétés qui ont signé un contrat avec un syndic dont le mandat a expiré avant le 12 mars 2020 ou qui expire après le 10 septembre 2020, ne sont pas concernés par ces dispositions. En conséquence, ces copropriétés n’ont plus ou n’auront donc plus de syndic, sauf à avoir convoqué une assemblée générale avant le terme du mandat du syndic.

Initialement, l’article 4 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 “d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19“, publiée au journal officiel du 24 mars 2020 (JORF n°0072 du 24 mars 2020) dispose:

Article 4

Par dérogation aux dispositions de l’article L. 3131-13 du code de la santé publique, l’état d’urgence sanitaire est déclaré pour une durée de deux mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente loi. (…)“.

Et l’article 22 de la même loi n°2020-290 dispose :

Article 22

La présente loi entrera en vigueur immédiatement et sera exécutée comme loi de l’Etat “.

En l’absence de possibilité de convoquer les assemblées générales des copropriétaires en période de confinement et en raison de l’expiration des contrats de syndics précédemment conclus avec les syndicats de copropriétaires, une ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété” contenait les dispositions suivantes :

Article 1

Les dispositions de la présente ordonnance sont applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale pendant la période comprise entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré dans les conditions de l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 susvisée.”

Article 22 (version initiale)

Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré pendant la période définie à l’article 1er est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient, au plus tard six mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er.

Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.

Autrement dit, dans l’hypothèse de l’expiration du contrat de syndic entre le 12 mars 2020 et le 24 juin 2020, l’assemblée générale des copropriétaires devait voter le renouvellement ou pour un nouveau contrat au plus tard le 24 novembre 2020 soit 6 mois au plus tard après le 24 mai 2020.

L’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l’épidémie de covid-19 a modifié l’article 22 qui précède et a inséré un nouvel article 22-1 :

Article 22 (nouvelle version, modifiée par l’ordonnance n°2020-460) concernant le contrat de syndic

Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er.

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l’alinéa précédent.

Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.”

En application de ces textes, alors que l’état d’urgence sanitaire avait été fixé le 24 mai 2020, dans l’hypothèse de l’expiration du contrat de syndic entre le 12 mars 2020 et le 24 juillet 2020, l’assemblée générale des copropriétaires devait voter le renouvellement du contrat de syndic ou pour un nouveau contrat de syndic, au plus tard le 24 janvier 2021 (8 mois au plus tard après la date de cessation de l’urgence sanitaire le 24 mai 2020).

Désormais, l’article 1er, I, de la loi n° 2020-546 du 11 mai 2020 “prorogeant l’état d’urgence sanitaire et complétant ses dispositions” dispose que :

Article 1, I

L’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 est prorogé jusqu’au 10 juillet 2020 inclus.

En conséquence, si le contrat de syndic a expiré ou expire entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020, l’assemblée générale des copropriétaires devra voter le renouvellement du contrat de syndic ou pour un nouveau contrat de syndic, au plus tard le 10 mars 2021.

Une difficulté se présente pour les syndics dont le contrat expire après le 10 septembre 2020 puisque leur contrat ne bénéficie pas des dispositions qui précèdent : dans cette hypothèse, dès le 11 septembre 2020, la copropriété sera dépourvue de syndic en l’absence de réunion préalable en assemblée générale du syndicat des copropriétaires afin qu’il statue notamment sur la désignation du syndic. Après cette date, le syndic sans mandat ne pourra plus convoquer les copropriétaires en assemblée, conformément aux dispositions des articles 1984 et suivants du code civil (Cass. civ. 3ème, 22 septembre 2004, n°02-21416).

Les syndics dont le mandat expire après le 10 septembre 2020 devront donc envisager l’alternative suivante :

a) soit convoquer dès à présent une assemblée générale des copropriétaires à une date de réunion fixée avant le 10 septembre 2020.

Cependant, il conviendra alors de veiller au respect de la distanciation physique d’au moins un mètre prévue par l’article 1 du décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 “prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.

Surtout, l’article 7 du même décret dispose que :

Tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de dix personnes, est interdit sur l’ensemble du territoire de la République. Lorsqu’il n’est pas interdit par l’effet de ces dispositions, il est organisé dans les conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l’article 1er.”

La possibilité de convoquer les copropriétaires devra donc être mûrement réfléchie et envisagée après interprétation de ce dernier texte.

Par ailleurs, la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numériquee dite “loi ELAN” a prévu à l’article 17-1A de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 la possibilité pour les copropriétaires de “participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification

Le même article dispose que les copropriétaires peuvent :

(…) voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat

En l’absence d’arrêté et de modification du décret d’application de la loi de 1965, ou de résolution votée sur ce point en assemblée des copropriétaires, ces dispositions ne seront pas encore applicables.

b) soit notifier aux copropriétaires, avant le 10 septembre 2020, la convocation à une prochaine assemblée générale qui sera fixée ultérieurement.

Les copropriétaires, valablement convoqués avant le 10 septembre 2020 par un syndic disposant de son mandat, mais dépourvu de syndic dès le 11 septembre 2020, se réuniront alors en assemblée sans syndic mais pourront le désigner à l’occasion de cette assemblée.

c) Si le syndic ne prend pas d’initiative, les copropriétaires devront envisager d’agir selon l’article 17, alinéa 4, de la loi du 10 juillet 1965.

Citons également, sans les détailler, l’entrée en vigueur à compter du 1er juin 2020 des règles issues de l’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 relatives aux “petites copropriétés” notamment l’unanimité du nouvel article 41-12 de la loi de 1965 et celles s’appliquant aux copropriétés “dont le nombre des voix est réparti entre deux copropriétaires” prévues aux articles 41-16 et suivants de la loi de 1965.

Des délais ont été également prévus concernant le contrat de syndic, identiques aux hypothèses du mandat confié par l’assemblée aux membres du conseil syndical.

Article 22-1 (créé par l’ordonnance n°2020-460) concernant le mandat confié par l’assemblée aux membres du conseil syndical

Par dérogation aux dispositions de l’article 21 et du c de l’article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er.

Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de la présente ordonnance.

François BESNARD, avocat à la Cour, www.cerda-avocats.com